Etika Dalam Konferensi Video (Video Conferencing)
Beberapa puluh tahun yang lalu, kata “virtual” belum ada, namun dewasa ini sepertinya setiap aspek dalam kehidupan kita menyangkut aktifitas virtual: belanja online, belajar online, permainan games online dan banyak lagi lainnya. Saat ini dengan adanya virus korona, banyak negara di dunia mengharuskan jaga jarak sosial, sehingga sekolah dan ibadah juga dilaksanakan secara streaming online. Bahkan museum dan galeri lukisan pun menawarkan tur secara virtual.
Jaga jarak sosial juga mempengaruhi kehidupan profesional kita secara luar biasa. Karena banyak kantor tidak diperbolehkan buka, beberapa perusahaan beranjak dari kantor konvensional pindah ke Kantor Virtual. Pertemuan dilakukan secara konferensi video, dan saat ini konferensi video sudah menjadi rutinitas harian maupun mingguan, rumah kita menjadi kantor baru kita. Ruang tamu atau ruang studi menjadi meeting room dan tanpa kita sadari, orang-orang bisa melihat ke dalam rumah kita. Bagi beberapa orang, ini adalah cara berbisnis yang lebih mudah karena mereka tidak perlu lagi berperang melawan kemacetan, namun bagi yang lain, ini dapat mengganggu kenyamanan bahkan menyebabkan kecemasan.
Karena konferensi video sudah menjadi aktifitas harian bagi hampir semua orang, berikut ini kami berikan beberapa tips berguna untuk mengatasi kecemasan sehingga kita bisa membiasakan diri dengan “new normal” ini:
- Pastikan perangkat teknologi anda bekerja dengan baik. Periksa semua perangkat hardware, software, baterai dan koneksi wifi.
- Pilih lokasi yang tenang dengan latar belakang yang sesuai. Ingat semua orang bisa mendengar suara di sekeliling anda. Hindari latar belakang yang bisa mengganggu perhatian.
- Siapkan diri anda dan selalu berpartisipasi. Berikan update yang ditugaskan kepada anda. Bicara dengan jelas dan ringkas.
- Hadir tepat waktu dan ikut sampai pertemuan selesai. Beritahu sebelumnya jika anda tidak bisa. Hadir lebih awal 10 menit lebih baik daripada terlambat 10 menit. Selama pertemuan, anda tidak menyelinap keluar.
- Tetap fokus selama pertemuan. Pastikan anak-anak dan binatang peliharaan berada di ruang lain. Jangan mengerjakan hal-hal lain selama pertemuan.
- Catatlah apa yang dibicarakan dalam pertemuan, terutama bagian yang perlu anda follow up.
- Berpakaian yang sopan sehingga tidak mengganggu.
Di era baru ini kita tidak bisa menghindari aktifitas yang bersifat virtual. Cara yang paling baik adalah menyesuaikan diri secara sosial maupun profesional.
Artikel di atas dikontribusikan oleh Amethyst Executive Suites, penyedia Serviced Office, Coworking Space dan Virtual Office dengan kantor yang berlokasi di Sahid Sudirman Center, Jl. Sudirman (CBD Jakarta Pusat) dan 18 Office Park, Jl. Simatupang (CBD Jakarta Selatan). Untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan sewa kantor dan penawaran promo kami, silahkan mengunjungi www.amethystsuites.com atau telepon +62 896 3694 1711 (Sahid Sudirman Center) atau +62 896 3694 1722 (18 Office Park).
